KM System คืออะไร มีความสำคัญอย่างกับการดูแลองค์กร

การขาดการจัดเก็บ และแบ่งปันองค์ความรู้ภายในองค์กรอย่างเป็นระบบ คือหนึ่งในปัญหาที่ทำให้หลายองค์กรพลาดโอกาสในการเติบโต เพราะไม่สามารถส่งต่อวิธีการทำงาน หรือแนวทางการจัดการอย่างมีมาตรฐานได้ KM System หรือระบบ Knowledge Management จึงมีความสำคัญอย่างมากในการเข้ามาแก้ไขปัญหานี้ แต่ระบบที่ว่านี้คืออะไร และเข้ามาแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง TechMatrix จะมาอธิบายให้ได้ทราบกัน 

ระบบ Knowledge Management (KM System) คืออะไร

KM System คือ ระบบการจัดการความรู้ที่ช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ และแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึง และใช้ประโยชน์จากองค์ความรู้ต่างๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

ทำไมต้องมีระบบจัดการความรู้

ในยุคที่ข้อมูลและความรู้มีมากมายมหาศาล การมีระบบจัดการความรู้ที่ดีจึงเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับทุกองค์กร เพราะช่วยแก้ปัญหาให้กับแผนกบุคคลได้หลายอย่าง เช่น 

• ความรู้กระจัดกระจาย ไม่เป็นระบบ ทำให้ค้นหายาก
• ความรู้สูญหายเมื่อพนักงานลาออก
• การถ่ายทอดความรู้ระหว่างพนักงานทำได้ยาก
• พนักงานใหม่ต้องใช้เวลานานในการเรียนรู้งาน

ซึ่งตัวอย่างปัญหาเหล่านี้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นบ่อยกับทุกองค์กร และมีต้นทุนในการจัดการที่สูง

ความสำคัญของระบบจัดการความรู้ (KM System) ต่อธุรกิจ

ระบบจัดการความรู้มีความสำคัญต่อธุรกิจหลายด้าน ทั้งในแง่ของการเพิ่มประสิทธิภาพ การรักษาองค์ความรู้ และการพัฒนาบุคลากร มาดูกันว่าแต่ละด้านมีความสำคัญอย่างไร

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดต้นทุน

ระบบ KM System ช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลและความรู้ที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล ทำให้ทำงานได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน เพราะมีแนวทางปฏิบัติที่เป็นมาตรฐาน ส่งผลให้ต้นทุนลดลง และเพิ่มปริมาณงานที่สำเร็จลุล่วงโดยรวมขององค์กร

รักษาองค์ความรู้ภายในองค์กร

ความรู้และประสบการณ์ของพนักงาน เป็นสินทรัพย์ที่มีค่าขององค์กร ระบบ KM System สามารถช่วยรวบรวมและจัดเก็บความรู้เหล่านี้ไว้อย่างเป็นระบบ ทำให้องค์กรไม่สูญเสียความรู้ไปเมื่อพนักงานลาออกหรือเกษียณ อีกทั้งยังช่วยให้สามารถถ่ายทอดความรู้จากรุ่นสู่รุ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ส่งเสริมการเรียนรู้และพัฒนาบุคลากร

ระบบนี้เปิดโอกาสให้พนักงานเรียนรู้ได้ตลอดเวลา ผ่านการกระตุ้นให้เกิดวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ในองค์กร นอกจากนี้ ยังช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาหลักสูตรฝึกอบรม ที่ตรงกับความต้องการของพนักงานและองค์กรได้ดียิ่งขึ้น

ประเภทขององค์ความรู้ที่ KM System จัดการได้

ระบบ KM System สามารถจัดการกับความรู้หลายประเภท แต่หลักๆ แล้วแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

ความรู้ทั่วไป (Explicit Knowledge)

Explicit Knowledge คือความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอด และจัดเก็บได้ง่าย เช่น

• คู่มือการปฏิบัติงาน
• นโยบายและกฎระเบียบขององค์กร
• เอกสารทางเทคนิค
• รายงานผลการวิจัย
• บทความและบทเรียนต่างๆ

ความรู้เฉพาะตัว (Tacit Knowledge)

Tacit Knowledge คือความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล เกิดจากประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ และทักษะเฉพาะทาง เช่น

• เทคนิคการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
• ประสบการณ์ในการบริหารโครงการ
• ความเข้าใจลึกซึ้งในกระบวนการทำงาน
• ทักษะการเจรจาต่อรอง

ซึ่งความรู้ประเภทนี้จะถ่ายทอดยากกว่า แต่ระบบ Knowledge Management ที่ดีจะช่วยให้สามารถบันทึกและแบ่งปันความรู้เหล่านี้ได้ผ่านวิธีต่างๆ เช่น การทำวิดีโอสอนงาน การเขียนบทความแบ่งปันประสบการณ์ หรือการจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้

แนวทางการนำระบบจัดการความรู้มาใช้ในองค์กร

การนำระบบ KM มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ ต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นระบบ ดังนี้

การวางแผนและกำหนดเป้าหมาย

1. ระบุความต้องการและปัญหาด้านการจัดการความรู้ขององค์กร
2. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนในการนำระบบจัดการความรู้มาใช้
3. วางแผนการดำเนินงานและกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ

การเลือกเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม

1. พิจารณาเลือกระบบ KM System ที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร
2. คำนึงถึงความง่ายในการใช้งานและการบำรุงรักษา
3. ตรวจสอบความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ขององค์กร

การสร้างวัฒนธรรมแห่งการแบ่งปันความรู้

1. สร้างความตระหนักถึงความสำคัญของการแบ่งปันความรู้
2. จัดกิจกรรมส่งเสริมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
3. กำหนดนโยบายและแรงจูงใจในการแบ่งปันความรู้

การวัดผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

1. ติดตามและประเมินผลการใช้งานระบบจัดการความรู้อย่างสม่ำเสมอ
2. รวบรวมข้อเสนอแนะจากผู้ใช้งานเพื่อนำมาปรับปรุง
3. ปรับปรุงเนื้อหาและฟังก์ชันการทำงานของระบบให้ทันสมัยอยู่เสมอ

สรุปได้ว่า ระบบจัดการความรู้ (KM System) เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับองค์กรในการรวบรวม จัดเก็บ และแบ่งปันความรู้ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน รักษาองค์ความรู้ และส่งเสริมการพัฒนาบุคลากรได้อย่างดีเยี่ยม หากเลือกใช้งานอย่างเหมาะสม ซึ่ง FastHelp5 จาก TechMatrix ก็มีระบบ Knowledge Management ที่ตอบโจทย์องค์กรของคุณได้อย่างครบวงจร เพราะช่วยจัดการความรู้ภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย เหมาะกับทุกขนาดธุรกิจที่ต้องการจบปัญหาด้านการส่งผ่านองค์ความรู้ภายในองค์กร